SHIFTPLANNING
Le Shiftplan est l'outil que nous utilisons pour planifier tactiquement comment nous prévoyons maximiser les meilleures performances de notre équipe. C'est le cadre pour aligner les efforts de toute l'équipe grâce à une Position d'Équipe structurée. Chaque shift a des tâches et des responsabilités spécifiques assignées à l'employé. Plus le positionnement de l'Équipe est forte pour une journée donnée, meilleures seront les performances, ce qui peut également avoir un effet positif sur le lendemain. Ainsi, le plan de shifts est la colonne vertébrale pour structurer un magasin afin qu'il fonctionne bien.
Créer un Shiftplan consiste à planifier chaque jour en fonction des jours de la semaine spécifiques, des saisons hautes et basses, de la productivité, des congés, de le positionnement de l'Équipe et de la formation des employés grâce à la vue d'ensemble du shiftplan. C'est également un outil important car les employés peuvent voir leurs shifts passés et futurs, ce qui leur permet de planifier leur temps en dehors du travail. De plus, les employés peuvent avoir une vue d'ensemble générale de leur salaire attendu en fonction des heures travaillées pour le mois en cours et le mois à venir.
En résumé, le shift plan est une plateforme pour le manager de composer le positionnement solide de l'équipe afin d'améliorer leurs performances, tout en couvrant des tâches quotidiennes spécifiques telles que les livraisons, les inventaires, la formation, etc. Toutes ces raisons font de notre shift plan une plateforme très importante à maîtriser, car elle affecte de nombreux aspects clés tels que le salaire, la productivité, les congés, la structure du bar, et bien plus encore.
Planification des shifts
Le Shiftplan est créé en fonction de deux aspects clés : les demandes des Employés concernant leurs disponibilités de travail et l'utilisation du nombre spécifique d'heures fournies par le modèle de Shiftplan. Le temps libre individuel, les activités ou l'école des employésdoivent toujours être pris en compte avant de créer le Shiftplan afin d'éviter des employés mécontents.
Structures de planification des shifts
Le manager est responsable de maintenir le Shiftplan à jour pour que toutes les heures soient correctement signalées à leur Régional Manager. Les structures suivantes sont là pour garantir une manipulation et une planification correctes des shifts des employés et du manager lors de la création du Shiftplan :
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1) Le Shiftplan est créé au moins quatre semaines à l'avance et est accessible aux employés le 1er de chaque mois.
2) Le modèle des shiftsnon attribués pour la période suivante du Shiftplan sera disponible sur Connecteam (ou autre application) au plus tard le 15 de chaque mois.
3) Il n'est pas autorisé de modifier le modèle, que ce soit en ajoutant ou en supprimant des heures.
4) Les shifts de travail peuvent être divisés en shifts plus courts.
5) Les shifts de travail doivent durer au moins 4 heures.
6) Si le personnel est insuffisant pour couvrir le planning de travail pour le mois entier, le manager ajoutera 'NOUVEAU Employé PT' ou 'NOUVEAU employé FT' au planning. Ensuite, il faut contacter les RL pour coordonner le recrutement et la formation d'un nouveau collaborateur.
7) Tous retards dans l'attribution des shifts de travail ou demandes de modifications du modèle doivent être approuvés par les RH à l'avance, avant la date limite.
EN RÉSUMÉ : PLANIFICATION DES QUARTS DE TRAVAIL
• La date limite pour attribuer tous les quarts de travail préétablis est le 1er de chaque mois. Exemple : Le planning de travail pour le mois de mai doit être créé avant le 1er avril.
• Les modèles sont fournis par le responsable des RH ou le responsable régional et sont disponibles sur connecteam avant le 15 de chaque mois.
• Il est permis de diviser les shifts de travail. Exemple : Un shift de travail de 12 h à 20 h peut être divisé en un shift de 12 h à 16 h et un autre de 16 h à 20 h.
• Un shift de travail doit durer au moins 4 heures.
• Les employés peuvent se connecter à connecteam en utilisant leurs propres identifiants de connexion.
Congés
Tu as la possibilité de demander des jours de congé. Ce sont des jours spécifiques ou des périodes d'une journée où les employés n'ont pas envie de travailler pour diverses raisons comme les loisirs, l'école, le sport, les anniversaires, etc.
Faut bien comprendre que les jours de congé sont seulement des demandes de la part des employés et c'est pas toujours sûr qu'elles soient acceptées. Même si le manager doit prendre en compte toutes les demandes et prendre des décisions équitables, y a quand même la possibilité que les employés reçoivent un shift ce jour-là si le manager a pas d'autre solution pour le planning.
Il faut remettre ces demandes au manager par écrit avant le 15 de chaque mois. C'est la même date où le manager reçoit le modèle de planning (pour les 2 mois à venir). Si tu veux avoir un jour de congé en juillet, faut demander avant le 15 mai.
C'est la responsabilité du manager de collecter toutes les demandes de congé et de tenir les employés au courant de la date limite pour les demandes.
Ça peut être utile que le manager demande à tous les employés leurs demandes de congé avant de faire le planning, pour éviter qu'ils oublient et demandent plus tard à changer les shifts ou qu'ils se plaignent de ne pas pouvoir bosser à un shift prévu.
EN RÉSUMÉ : CONGÉS
• Les jours de congé sont des jours spécifiques ou des périodes d'une journée où les employés veulent pas bosser.
• Les jours de congé sont SEULEMENT des demandes de ne pas travailler, ça veut dire que le manager est pas obligé d'accepter si c'est pas possible.
• Les demandes de congé doivent être remises au manager par écrit au plus tard le 15 de chaque mois, 2 mois avant le planning.
• Les employés ont quand même la possibilité de recevoir un shift qu'ils n'ont pas demandé. Même si le manager doit quand même prendre en compte toutes les demandes et prendre des décisions équitables.
Vacances
Chaque année, les employés ont le droit à des vacances. Le nombre de jours/semaines par an varie selon les lois sur les vacances de chaque pays. Chez HELLO YOU, y a la possibilité d'avoir plus de vacances, si ça convient au planning et que le manager est d'accord. Si un employé veut avoir plus de 3 semaines de vacances d'affilée, ça doit être approuvé par les RH.
L'organisation des vacances se fait entre l'employé et le manager, en confirmant que le planning peut être couvert pendant cette période. Faut toujours que le manager confirme les vacances par écrit. Ça veut dire que l'employé peut jamais partir en vacances sans l'acceptation complète de son manager.
Si une demande de vacances rend impossible le planning à cause de plusieurs demandes en même temps, HELLO YOU a le droit de refuser la demande et de suggérer une autre période de vacances. Mais ça devrait vraiment être le dernier recours.
C'est la responsabilité du manager de collecter toutes les demandes de vacances de l'équipe et de tenir les employés au courant de la date limite. Ça peut être utile pour le manager de demander à tous les employés leurs demandes de vacances avant de faire le planning pour éviter les complications, même s'ils n'ont aucune demande.
Changement de Shifts
Une fois que le shiftplanning est terminé, tous les shifts et les heures sont définitifs. Cela signifie que toute modification future du plan de travail doit être documentée par écrit.
SI TU VEUX CHANGER UN SHIFT
Si tu veux couvrir moins ou plus d'heures que prévu initialement dans le shift plan, tu dois faire ta demande par écrit au manager.
Si tu demandes à travailler plus d'heures que le nombre autorisé, ce qui entraînerait des heures supplémentaires, cela doit être confirmé par le service des ressources humaines par écrit avant que tu ne prennes ces heures supplémentaires.
SI LE MANAGER VEUT APPORTER DES CHANGEMENTS AU SHIFTPLAN
Si le manager souhaite apporter des modifications à un plan de travail établi, il doit en informer l'équipe par écrit 2 semaines avant le shift réel. Cela signifie que le manager ne peut apporter de telles modifications que 2 semaines avant la date effective du shift. Cela nécessite également l'approbation écrite de tous les employés concernés par le changement. Cela confirme que toutes les parties sont informées et peuvent couvrir les shifts.
LE MANAGER DOIT APPROUVER TOUTES LES MODIFICATIONS
Toutes les modifications de shifts entre les employés doivent également être approuvées par écrit par le manager. Le manager n'est pas obligé d'approuver la demande de changement de shift si la modification n'est pas adaptée au fonctionnement quotidien du bar.
• La date limite pour modifier les shifts est au plus tard à 17h00 la veille du shift.
• Toute demande de changement de shift est envoyée par écrit au manager, avec l'autre employé concerné également en copie conforme dans l'e-mail.
• Le changement n'est pas valide avant la confirmation du manager.
• Un changement de shift doit toujours être noté dans Connecteam le jour même de l'approbation du changement.
LE MANAGER PEUT APPORTER DE LÉGÈRES MODIFICATIONS AUX SHIFTS LE JOUR MÊME.
Le manager peut également raccourcir ou prolonger les shifts en raison de circonstances imprévues nécessitant à un employé de partir plus tôt ou de rester plus longtemps que prévu. Si un shift a été prolongé ou raccourci de quelque manière que ce soit, il incombe au manager de le noter dans connecteam avant la fermeture de la journée.